Condizioni generali di servizio

1Oggetto e definizioni

Le presenti Condizioni generali regolano l'accesso e l'uso del portale Normia (il "Portale"), reso disponibile da OakNet S.r.l., con sede in Via Vincenzo Monti 8, 20123 Milano, P.IVA: IT11453960962 ("OakNet") e dei servizi professionali ad esso collegati (i "Servizi").

Ai fini del presente documento si intende per:

• "Cliente": l'impresa, il professionista o l'ente che si registra al Portale e sottoscrive un Piano; i Servizi sono riservati a soggetti che agiscono per scopi professionali e non sono destinati ai consumatori.
• "Utente": la persona fisica autorizzata dal Cliente ad accedere al Portale con proprie credenziali.
• "Piano": il pacchetto di Servizi scelto dal Cliente tra quelli descritti all'art. 3, con il relativo canone e la startup fee.
• "Contenuti del Cliente": dati, informazioni, risposte ai self test e documenti caricati dal Cliente o dai suoi Utenti.
• "Documentazione": modelli, registri, informative, verbali, report e ogni altro elaborato messo a disposizione da OakNet tramite il Portale.

2Registrazione e account

La registrazione al Portale è gratuita e richiede dati veritieri e aggiornati: ragione sociale, partita IVA, nominativo e recapiti del referente. OakNet può verificare i dati e sospendere account registrati con informazioni false o incomplete.

Il Cliente è responsabile della custodia delle credenziali e di ogni attività svolta tramite i propri account. L'autenticazione a più fattori è obbligatoria. Il Cliente si impegna a comunicare senza ritardo a OakNet ogni uso non autorizzato delle credenziali.

Le funzioni gratuite comprendono la mappatura iniziale, il self test GDPR, il pre-test NIS2 e il relativo punteggio. Le altre funzioni sono disponibili con la sottoscrizione di un Piano.

3Piani, canoni e startup fee

I Servizi sono offerti nei Piani indicati di seguito. Il canone è mensile; la startup fee è dovuta una sola volta all'attivazione e copre la mappatura iniziale, la configurazione del Portale e la preparazione dei primi documenti. Tutti gli importi si intendono IVA esclusa.

Attivando contestualmente un Piano GDPR e un Piano NIS2 si applica uno sconto del 15% sui canoni e del 25% sulle startup fee. Con fatturazione annuale anticipata il canone è ridotto del 10%. OakNet può aggiornare i listini con preavviso di almeno 60 (sessanta) giorni; l'aggiornamento si applica dal rinnovo successivo.

4Attivazione, durata e rinnovo

Il contratto si perfeziona con l'accettazione della proposta di attivazione inviata da OakNet a seguito della richiesta dal Portale. La durata minima è di 12 (dodici) mesi dalla data di attivazione; alla scadenza il contratto si rinnova tacitamente per periodi di 12 (dodici) mesi, salvo disdetta comunicata con almeno 60 (sessanta) giorni di preavviso a mezzo PEC o raccomandata.

Il passaggio da un Piano Base a un Piano Avanzato è possibile in qualsiasi momento, con il canone adeguato dal mese successivo e l'eventuale differenza di startup fee. Il passaggio inverso ha effetto dal rinnovo.

5Fatturazione e pagamenti

Il canone è fatturato in via anticipata, mensilmente o annualmente secondo l'opzione scelta. La startup fee è fatturata all'attivazione. Il pagamento avviene tramite addebito SEPA o bonifico bancario entro 30 giorni dalla data fattura, con fattura elettronica tramite SdI.

In caso di ritardo nel pagamento superiore a 15 giorni, OakNet può sospendere l'accesso alle funzioni a pagamento previa comunicazione scritta; i Contenuti del Cliente restano scaricabili. Sono dovuti gli interessi di mora ai sensi del D.Lgs. 231/2002.

6Contenuto dei Servizi

I Servizi del Portale comprendono: mappatura dell'azienda, self test con punteggio, checklist degli adempimenti, caricamento e download di documenti, modelli di Documentazione, archivio scaricabile. I Piani Avanzati comprendono inoltre le attività del consulente OakNet descritte nella scheda del Piano, tra cui assessment, DPIA, formazione e, per NIS2 Avanzato, la verifica tecnica IT annuale con verbale.

Il servizio DPO / RPD esterno comporta la designazione di OakNet, o di un suo professionista, quale Responsabile della protezione dei dati ai sensi degli artt. 37-39 GDPR, regolata da apposito atto di nomina che integra le presenti Condizioni.

I punteggi, gli esiti del pre-test NIS2 e le azioni suggerite sono elaborazioni automatiche basate sulle risposte del Cliente. Hanno valore indicativo e di supporto organizzativo.

7Limiti dei Servizi

I Servizi non costituiscono consulenza legale, né sostituiscono le valutazioni che la normativa riserva al titolare del trattamento o agli organi di amministrazione del soggetto NIS2. In particolare:

• l'esito del pre-test NIS2 è indicativo: la qualificazione come soggetto essenziale o importante è di competenza dell'Agenzia per la Cybersicurezza Nazionale (ACN) all'esito della registrazione sul suo portale;
• la Documentazione è predisposta sulla base delle informazioni fornite dal Cliente, che ne verifica la correttezza prima dell'adozione e della firma;
• OakNet non garantisce il conseguimento della conformità, l'esito di ispezioni o l'assenza di sanzioni, che dipendono dall'effettiva attuazione delle misure da parte del Cliente;
• la verifica tecnica IT è uno strumento operativo che non sostituisce il risk assessment, la valutazione di applicabilità né la consulenza legale o di compliance;
• la notifica di incidenti e data breach alle autorità resta un obbligo del Cliente; OakNet fornisce procedure e supporto nei termini del Piano.

8Obblighi del Cliente

Il Cliente si impegna a fornire informazioni complete e veritiere, a mantenere aggiornata la mappatura, a utilizzare il Portale nel rispetto della legge e delle presenti Condizioni e a non caricare contenuti illeciti o lesivi di diritti di terzi.

È vietato condividere le credenziali, tentare di accedere a dati di altri Clienti, effettuare attività di reverse engineering, utilizzare il Portale per fornire servizi a terzi al di fuori di quanto previsto per i consulenti, o sovraccaricare intenzionalmente i sistemi.

9Consulenti e studi professionali

I consulenti, i commercialisti e gli studi professionali possono registrarsi per seguire più aziende clienti dallo stesso accesso. Ogni azienda dispone di uno spazio separato. Il consulente garantisce di aver ricevuto dall'azienda il mandato a operare e risponde dell'uso che fa dei dati di ciascuna.

10Protezione dei dati personali

Per i dati di registrazione e di fatturazione OakNet agisce come titolare del trattamento, secondo l'informativa disponibile su oaknet.io/privacy.

Per i Contenuti del Cliente, compresi i dati personali di dipendenti, clienti e fornitori inseriti nei registri e nei documenti, OakNet agisce come responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR. Il relativo accordo sul trattamento dei dati (DPA) è parte integrante delle presenti Condizioni e viene sottoscritto all'attivazione del Piano.

I dati sono ospitati sull'infrastruttura cloud OakNet in data center situati nell'Unione europea. OakNet non trasferisce i Contenuti del Cliente fuori dall'UE, salvo diversa istruzione documentata del Cliente.

11Sicurezza e disponibilità

OakNet adotta misure tecniche e organizzative adeguate, tra cui autenticazione a più fattori, cifratura in transito e a riposo, separazione dei dati per Cliente, backup giornalieri con conservazione di 30 giorni e registrazione delle operazioni sui documenti.

OakNet si impegna a una disponibilità del Portale pari al 99,5% su base mensile, esclusi gli interventi di manutenzione programmata comunicati con almeno 48 ore di anticipo e gli eventi di forza maggiore. In caso di incidente di sicurezza che riguardi i Contenuti del Cliente, OakNet ne informa il Cliente senza ingiustificato ritardo e comunque entro 48 ore dalla scoperta.

12Proprietà intellettuale

Il Portale, il software, i marchi Normia e OakNet, la struttura dei self test e i modelli della Documentazione sono di proprietà di OakNet o dei suoi licenzianti. Al Cliente è concessa una licenza non esclusiva e non trasferibile di utilizzo per la durata del contratto.

I Contenuti del Cliente restano di sua proprietà. La Documentazione compilata e generata per il Cliente può essere da questi conservata e utilizzata senza limiti di tempo per le proprie finalità di conformità, anche dopo la cessazione del contratto.

13Responsabilità

Fatti salvi i casi di dolo o colpa grave, la responsabilità complessiva di OakNet per danni derivanti dall'esecuzione del contratto è limitata all'importo dei canoni corrisposti dal Cliente nei 12 (dodici) mesi precedenti l'evento. OakNet non risponde di danni indiretti, perdita di profitto, sanzioni amministrative o conseguenze derivanti da informazioni inesatte fornite dal Cliente o dalla mancata attuazione delle misure suggerite.

Il Cliente manleva OakNet da pretese di terzi derivanti dai Contenuti del Cliente o da un uso del Portale contrario alle presenti Condizioni.

14Sospensione, recesso e risoluzione

OakNet può sospendere l'accesso in caso di mancato pagamento, violazione delle presenti Condizioni o rischio per la sicurezza del Portale, dandone comunicazione al Cliente. Ciascuna parte può risolvere il contratto per inadempimento grave dell'altra, non sanato entro 30 (trenta) giorni dalla contestazione scritta.

Alla cessazione del contratto, per qualunque causa, il Cliente può scaricare l'archivio completo dei Contenuti e della Documentazione per 60 (sessanta) giorni. Decorso tale termine OakNet cancella i Contenuti del Cliente, salvi gli obblighi di conservazione previsti dalla legge.

15Modifiche delle Condizioni

OakNet può modificare le presenti Condizioni per adeguarle a novità normative, tecniche o di servizio, dandone comunicazione al Cliente con almeno 30 (trenta) giorni di anticipo tramite il Portale ed e-mail. Se la modifica è peggiorativa, il Cliente può recedere senza penali entro la data di entrata in vigore; in mancanza, le nuove Condizioni si intendono accettate.

16Legge applicabile e foro competente

Il contratto è regolato dalla legge italiana. Per ogni controversia è competente in via esclusiva il Foro di Milano. Le parti si impegnano a tentare una composizione bonaria prima di adire l'autorità giudiziaria.

Ai sensi degli artt. 1341 e 1342 c.c. il Cliente dichiara di aver letto e di approvare specificamente gli articoli 4 (durata e rinnovo), 5 (sospensione per mancato pagamento), 7 (limiti dei Servizi), 13 (responsabilità), 14 (sospensione, recesso e risoluzione), 15 (modifiche) e 16 (foro competente).